Kuluttaja-asiakkaan rekisteriseloste ja henkilötietojen käsittely Holiday Club Spa Hotels ketjuun kuuluvissa hotelleissa

REKISTERISELOSTE
Henkilötietolaki (523/99) 10 §
Laatimispvm: 9.12.2002

1. Rekisterinpitäjä
Nimi: SOK MaRa-ketjuohjaus ja Holiday Club Spa Hotels -ketjuun kulloinkin kuuluvat hotellit ja ravintolat
Yhteystiedot: SOK MaRa-ketjuohjaus, PL 1, 00088 S-RYHMÄ, puh. 010 76 8211

2. Yhteyshenkilö
Tiina Luukkonen
Yhteystiedot: PL 1, 00088 S-RYHMÄ

3. Rekisterin nimi
SOK MaRa-ketjuohjauksen ja Holiday Club Spa Hotels -ketjuun kuuluvien hotellien ja ravintoloiden asiakasrekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)
Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaiden henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

- asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
- varausten hoitaminen
- maksaminen, maksujen valvonta ja perintä
- rekisterinpitäjän tavaroiden ja palvelujen markkinointi
- rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen
-asiakkaiden ruokailuun liittyvien pöytävarausten tekeminen ja kokoustilojen varaaminen
-asiakkaiden kiinnostustietojen sekä majoittautumiseen ja ruokailuun liittyvien valintojen ja toiveiden seuraaminen, analysointi ja siihen liittyvä asiakaspalvelun
kehittäminen
- kanta-asiakasohjelman mukaisten toimintojen ja etujen rekisteröinti
- kanta-asiakkaiden toiveiden huomioon ottaminen ja asiakaspalvelun kehittäminen sekä tarjonnan kohdistaminen
- kanta-asiakasohjelmaan kuuluvien yhteistyöyritysten etujen rekisteröinti. Henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1, 2, 5 ja 6 kohtaan.

5. Rekisterin tietosisältö
Asiakkaista kerätään ja talletetaan seuraavat tiedot:

- asiakastiedot: nimi, syntymäaika, asiakasnumero, yhteystiedot (esim. puhelimen ja matkapuhelimen numero sekä sähköpostiosoite ja muu sähköinen osoitetieto) yhteydenottoa varten, arvo tai ammatti, kielikoodi, sukupuoli, kansalaisuus, asiakkaan kanssa yöpyneiden aikuisten ja lasten lukumäärä sekä laskutusyhteystiedot
- asiakaspalautetiedot: asiakkaiden tyytyväisyystiedot, kommentit rekisterinpitäjän palveluista ja muut asiakkaan suostumuksella saadut tiedot
- varaustiedot (esim. tiedot aiemmin tehdyistä varauksista ja tulevista varauksista)
- palvelujen käyttöön liittyvät tiedot: esim. palvelujen käyttö-, osto- ja peruutustiedot ja tieto, mistä hotellista tai ravintolasta asiakas on ostanut palvelun
- asiakkaan toiveisiin ja valintoihin liittyvät tiedot: esim. huoneen tai pöydän savuttomuus, huoneen tasotiedot ja tiedot hänen haluamistaan palveluista
- asiakkaan maksutapa- ja maksukäyttäytymistiedot (mukaan lukien maksuviivetiedot) sekä laskutustiedot - asiakkaan suostumus sähköposti-, tekstiviesti- ja muilla automaattisilla järjestelmillä suoritettavaan suoramarkkinointiin - lainsäädännön mukaiset suoramainonnan, etämyynnin ja muun suoramarkkinoinnin kieltotiedot
- tieto kuulumisesta rekisterinpitäjän ja sen kanssa yhteistyösopimuksen tehneiden yritysten kanta-asiakas- ja vastaaviin järjestelmiin sekä järjestelmään kuuluvan edun saamiseksi tarpeelliset tiedot
- kanta-asiakaskorttitiedot (esim. kortin numero ja voimassaoloaika)
- tiedot rekisterinpitäjän palvelujen käytöstä korttikohtaisesti (esim. yöpymiset ja ostot)
- kanta-asiakkaan ansaitsemat pisteet ja maksetut pluspisteet
- harrastus- ja kiinnostustiedot
- muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot (esim. tiedot asiakkaan ilmoittamista liikuntarajoituksista, vammoista ja sairauksista, jotka ovat tarpeellisia hänen pyytämänsä palvelun toteuttamiseksi)

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkaan suostumuksella häneltä itseltään (henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1 kohta) ja hänen haluamiinsa palveluiden varauksiin ja ostoihin liittyvistä tapahtumista (henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 2 ja 5 kohdat). Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös Väestörekisterikeskuksen ja muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Asiakkaiden henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti SOK:n asiakasomistajapalveluiden bonusjärjestelmään sekä rekisterinpitäjän kanssa yhteistyösopimuksen tehneille yhteisöille.

Asiakkaan henkilötietoja luovutetaan ja siirretään myös Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun asiakkaan pyytämän majoitus- tai muun palvelun toteuttaminen edellyttää sitä. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen perustuvat asiakkaan suostumukseen ja toimeksiantoon (henkilötietolain 23 §:n 1 ja 2 kohta).

Asiakkaiden henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti SOK MaRa-ketjuohjauksen ja Holiday Club Spa Hotels -ketjuun kuuluvien hotellien ja ravintoloiden markkinointirekisteriin sen jälkeen, kun rekisterinpitäjän ja asiakkaan välinen asiallinen yhteys on katkennut.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto
Manuaalisessa muodossa olevaa aineistoa säilytetään SOK MaRa-ketjuohjauksen ja kunkin Holiday Club Spa Hotels -ketjuun kuuluvan hotellin toimitiloissa, jotka on lukittu ja valvottu.

B. ATK:lle talletetut tiedot
Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä SOK MaRa-ketjuohjauksen ja Holiday Club Spa Hotels -ketjuun kuuluvien hotellien palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat.

Tiedot sijaitsevat S-ryhmän suljetussa verkossa, joka on suojattu teknisesti palomuurilla.

HENKILÖTIETOLAIN 24 §:N MUKAINEN INFORMAATIO ASIAKKAILLE

Rekisteriseloste
SOK MaRa-ketjuohjauksen ja Holiday Club Spa Hotels -ketjuun kuuluvien hotellien asiakasrekisteriä käsittelevä rekisteriseloste on nähtävänä SOK MaRa-ketjuohjauksen toimitiloissa osoitteessa PL 1, 00088 S-RYHMÄ ja kotisivulla www.holidayclubhotels.fi. Rekisteriseloste on saatavilla myös jokaisesta Holiday Club Spa Hotels -ketjuun kuuluvasta hotellista.

Tarkastusoikeus ja oikeus oikaista virheellinen tieto
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa häntä koskevat asiakasrekisterissä olevat tiedot. Kun asiakas haluaa käyttää tarkastusoikeuttaan, hänen tulee lähettää omakätisesti allekirjoitettu tarkastuspyyntö SOK MaRa-ketjuohjaukseen yllä mainitulla osoitteella. Asiakas voi myös käydä SOK MaRa-ketjuohjauksessa tai kussakin Holiday Club Spa Hotels -ketjuun kuuluvassa hotellissa henkilöllisyyden todistava asiakirja mukanaan. Tarkastuspyynnössä asiakkaan tulee ilmoittaa nimensä, osoitteensa ja puhelinnumeronsa. SOK MaRa-ketjuohjaus toimittaa kirjallisen vastauksensa asiakkaalle 30 päivän kuluessa siitä, kun asiakas on käynyt henkilökohtaisesti SOK MaRa-ketjuohjauksessa tai Holiday Club Spa Hotels -ketjuun kuuluvassa hotellissa tai kun asiakkaan kirjallinen tarkastuspyyntö on saapunut SOK MaRa-ketjuohjaukseen tai Holiday Club Spa Hotels -ketjuun kuuluvalle hotellille.

Jos asiakkaan tiedoissa on virheitä, asiakas voi esittää SOK MaRa-ketjuohjaukselle ja kullekin Holiday Club Spa Hotels -ketjuun kuuluvalle hotellille virheen korjaamista koskevan pyynnön.

Kielto-oikeus
Asiakkaalla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten. Asiakas voi tehdä kiellon ilmoittamalla siitä kirjallisesti SOK MaRa-ketjuohjaukseen osoitteella PL 1, 00088 S-RYHMÄ ja soittamalla numeroon 020 1234 900.

Holiday Club Spa Hotels -ketju
Tiedot Holiday Club Spa Hotels -ketjuun kulloinkin kuuluvista hotelleista ja ravintoloista on saatavissa soittamalla numeroon 020 1234 900 ja Holiday Club Spa Hotels -ketjun kotisivulta osoitteesta www.holidayclubhotels.fi

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY HOLIDAY CLUB -KYLPYLÄHOTELLEISSA

Tiedonkeruu
Henkilötietoja kerätään henkilötietolakia noudattaen asiakkaan tehdessä huone-, hoito-, harraste-, pöytä- tai kokouspalveluvarauksia puhelimella, faxilla, sähköpostilla tai www-sivujen kautta.

Tarkastusoikeus ja oikeus oikaista virheellinen tieto
Asiakkaanamme olet oikeutettu tarkastamaan sinua koskevat asiakasrekisterissämme olevat tiedot. Kun haluat käyttää tarkastusoikeuttasi, lähetä allekirjoittamasi tarkastuspyyntö osoitteeseen SOK MaRa-ketjuohjaus, Tiina Luukkonen, PL 1, 00088 S-RYHMÄ.

Mikäli tiedoissasi on virheitä, voit esittää pyynnön virheen korjaamiseksi.

Kielto-oikeus
Sinulla on oikeus kieltää Holiday Club -kylpylähotelleja käyttämästä tietojasi suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten. Voit tehdä kiellon ilmoittamalla siitä kirjallisesti osoitteeseen SOK MaRa-ketjuohjaus, Tiina Luukkonen, PL 1, 00088 S-RYHMÄ. Voit myös soittaa Holiday Club Spa Hotels Myyntipalveluun, puh. 020 1234 900 (ma-pe klo 8-20) ja ilmoittaa kiellosta.

Tiedon säilytys
Tietoja säilytetään S-ryhmän suojatussa tietoverkossa, joka on palomuurein eristetty julkisesta verkosta.